– og hvorfor de kan spare jer for bøvl, bøder og budgetskred.
Når I står over for at vælge en ny rengøringsleverandør, handler det om langt mere end kvadratmeter og pris. Det handler om at sikre kvalitet, ordentlighed og stabil drift – og om at vælge en løsning, der giver ro i hverdagen og værdi i længden.
I en tid, hvor prisen ofte bliver det synlige konkurrenceparameter, kan det være fristende at lade den veje tungest. Vi møder ofte bestyrelser og driftsansvarlige, der har brændt fingrene på en løsning, der så god ud på papiret – men som ikke holdt i praksis. Typisk fordi prisen blev det primære konkurrenceparameter, og kvaliteten tabte. En lav pris dækker sjældent over den tid, der skal bruges på samarbejde, kvalitet, medarbejdere og nærværende tæt ledelse – og netop de elementer er afgørende for, om I får en løsning, der passer på jeres værdier og bygninger.
Overvejer I at sende rengøringen i en tilbudsrunde?
Få et uforpligtende møde, hvor vi ser på jeres behov og giver jer et ærligt billede af, hvad der skal til for at sikre kvalitet og stabil drift.
Skriv til info@aaren.dk eller ring 43 99 99 99.
Her får I fem centrale spørgsmål, der hjælper jer til at vælge med omtanke – og sikre kvalitet og værdi fra første dag.
1. Hvilken løsning og investering har I egentlig brug for?
Før I sender opgaven i udbud, er det værd at stoppe op og afklare, hvad I reelt har behov for – og hvad I drømmer om, at løsningen skal kunne og indeholde. I kan eventuelt invitere leverandørerne til et dialogmøde.
Overvej blandt andet:
- Er jeres fokus laveste pris, størst værdi – eller noget midt imellem?
- Er rengøringen afgørende for jeres daglige drift, med til at understøtte jeres kultur – eller primært en basisydelse?
- Ønsker I en strategisk partner, eller blot en leverandør til faste opgaver?
Del gerne med leverandørerne:
- Hvad fungerer i dag – og hvad fungerer ikke?
- Hvilken kvalitet, tilgængelighed og kommunikation forventer I?
- Hvad vil I gerne opnå med den nye aftale?
- Hvad er jeres budgetramme for opgaven?
Jo mere gennemsigtig jeres forventningsafstemning er, desto bedre bliver både tilbuddene og samarbejdet. Og desto lettere bliver det at skelne mellem det, der bare er billigst – og det, der faktisk skaber værdi.
2. Hvordan sikrer leverandøren kvalitet og stabil drift – samt en god opstart?
En god kontrakt er ikke kun et juridisk dokument – det er selve grundlaget for det samarbejde, der skal fungere i hverdagen. Hvis kontrakten er uklar, urealistisk eller ubalanceret, risikerer I, at kvaliteten halter, og at samarbejdet kommer skævt fra start. Derfor er det afgørende at sikre, at både forventninger, rammer og roller er tydeligt formuleret fra begyndelsen.
Kvalitet og stabil drift kræver struktur, ledelse og engagerede medarbejdere med tid til opgaven. En god opstart lægger fundamentet for hele samarbejdet – her skal både forventninger og roller være klare.
Spørg gerne ind til:
- Hvor ofte laver I kvalitetsvurderinger – og hvordan bruges data?
- Hvordan følges der op, hvis noget ikke fungerer?
- Er der faste teams – eller skiftende medarbejdere?
- Er der afsat tid til tilstedeværende ledelse?
Hos os har vi gennemført over 14.000 kvalitetsrapporter det seneste år, og vores driftsledelse følger data i Power BI dagligt. Det giver overblik – og mulighed for at handle hurtigt og præcist.
🔗 Læs mere om, hvordan vores kvalitetssystem fungerer i praksis
Den gode opstart
Opstarten er lige så vigtig som selve ydelsen. Her skal nye medarbejdere klædes ordentligt på – og I skal vide, hvad I kan forvente.
Spørg fx:
• Har I en opstartsplan – og hvad indeholder den?
• Hvordan introduceres medarbejderne til huset og opgaverne?
• Hvad sker der i den første måned – og efter 60 og 90 dage?
Vi har gennemført over 500 opstarter det seneste år på vores tre kerneservices: vinduespolering, ejendomsservice og erhvervsrengøring. Vi ved, hvad der skal til for at skabe tryghed og sikre kvalitet fra første dag.
Se vores Direktør Anders Henning Andersen fortælle om vores opstartskoncept herunder.
3. Hvordan understøtter leverandøren jeres ESG- og bæredygtighedsmål?
For mange virksomheder er ansvarlig drift ikke længere en ambition – men et krav. En moderne rengøringsløsning skal kunne dokumentere sin påvirkning og bidrage til jeres ESG-rapportering.
Overvej at spørge ind til:
- Er miljø et fokusområde?
- Er jeres serviceydelser Svanemærket?
- Arbejder I aktivt med SBTI og ESG, og hvordan?
- Hvordan arbejder I med medarbejdertrivsel og social ansvarlighed?
- Kan I dokumentere jeres data på miljø og arbejdsforhold?
Vi er tredobbelt Svanemærket og arbejder målrettet med social beskæftigelse. Vi har reduceret vores plastforbrug med op til 7 tons årligt og leverer dokumentation, I kan bruge direkte i jeres ESG-arbejde.
🔗 Læs, hvordan cirkulær hygiejne kan indgå i jeres bæredygtighedsindsats
4. Hvordan håndterer leverandøren ansvar, risici og kommercielle vilkår?
Rengøring handler også om ansvar. Det gælder både overenskomster, arbejdsmiljø, databeskyttelse – og de kommercielle rammer, der skal få samarbejdet til at fungere.
Det er derfor relevant at spørge:
- Hvordan håndterer I GDPR og adgangssikkerhed?
- Hvordan sikrer I stabile afløsninger ved sygdom?
- Er alle medarbejdere ansat under ordnede arbejdsvilkår – og forhold?
- Hvilken kontraktlængde passer jer bedst? Fx 4–5 år med mulighed for forlængelse.
- Hvordan skal prisregulering håndteres? Fx ift. lønudvikling og overenskomst (hos os reguleres det pr. 1. marts).
- Hvilke betalingsbetingelser er acceptable? Fx ift. moms og løn.
Vi har et tæt samarbejde med 3F og følger overenskomstens bestemmelser, hvor vi sikrer ordentlige forhold bl.a. lønforhold og arbejdsmiljø. Vi anbefaler løbende aftaler med klar opsigelsesstruktur, regulering efter en kombination af nettoprisindeks og lønudvikling – og betalingsvilkår, der sikrer et sundt og langsigtet samarbejde. Det er med til at sikre en ordentlig hverdag – for både medarbejdere og kunder.
🔗 Se, hvordan vi arbejder med arbejdsmiljø og ordentlige forhold
5. Hvor mange tilbud bør I egentlig indhente?
Mange tror, at jo flere tilbudsgivere, jo bedre overblik. Men vores erfaring viser det modsatte:
Når man inviterer for mange, drukner man i detaljer – og mister fokus på det, der virkelig tæller: kvalitet, kulturmatch og samarbejdsevne.
Vi anbefaler maks. 2–3 tilbudsgivere, som er nøje udvalgt efter:
- Erfaring med lignende ejendomme eller organisationer
- Dokumenteret kvalitet og driftssikkerhed
- Fokus på bæredygtighed, ordentlighed og datadrevet driftsledelse
- Og som nøje afspejler jeres værdier og normer
Det giver jer et bedre beslutningsgrundlag og mulighed for reel dialog. Og leverandørerne får plads til at levere realistiske og gennemarbejdede bud – frem for generiske “skud i tågen”.
Bonus: Tal med nogen, der har prøvet det før
Uanset hvor grundigt et tilbud ser ud på papiret, er det værd at høre, hvordan samarbejdet fungerer i praksis – særligt hos nogen, der ligner jer.
Så overvej at kontakte en til to referencer og høre om deres erfaringer – enten gennem leverandøren eller på eget initiativ.
Her kan I spørge ind til stabilitet, kommunikation og reaktionstid i hverdagen. Et godt samarbejde mærkes nemlig ofte bedst, når man taler med nogen, der har stået i samme situation.
En partner med orden i penalhuset
Når I vælger leverandør, handler det ikke kun om pris – men om ansvarlighed og professionalisme. Mange problemer i driften opstår, når der skæres for meget i driftstid og ledelsesressourcer. Derfor er det vigtigt at se på det samlede billede – ikke bare den billigste linje i budgettet.
Se efter:
- Overenskomst og dokumenteret løn
- Gennemsigtighed i drift og arbejdsgange
- En realistisk løsning – med tid til både opgaven og medarbejderen
Vi anbefaler løsninger, hvor kvalitet og samarbejde er bygget ind i aftalen – og hvor alle har mulighed for at lykkes med det, de er bedst til.
Klar til næste skridt?
- Book et uforpligtende dialogmøde – vi deler gerne vores erfaringer og hører om jeres behov.
- Kig forbi en af vores afdelinger i Taastrup, Vejle, Aarhus eller Aalborg – vi viser jer, hvordan vi arbejder i praksis.
Lars Schultz-Rasmussen, salgskonsulent – Sjælland, Midt-og Sydjylland, samt Fyn.
22 25 80 13
Mads Pedersen, salgskonsulent – Nordjylland.
22 17 21 99
Du er også velkommen til at skrive til os på info@aaren.dk – vi vender hurtigt tilbage.